لا تقل أهمية البريد الإلكتروني الرسمي لشركتك عن أهمية موقع الويب لشركتك أو نشاطك التجاري، فهو وسيلة التواصل الرسمية بينك شركتك والشركات الأخرى وأي جهة تريد التواصل مع الشركة بشكل رسمي، كذلك يعد التعامل بين الموظفين بواسطة البريد الإلكتروني الرسمي أحد أهم علامات الاحترافية في العمل داخل الشركة ويوفر لك صلاحية الاطلاع والرجوع لأي رسالة تم إرسالها عبر البريد الإلكتروني الرسمي لشركتك وذلك في حالة حدوث مشكلة ما أو اختلاف بين أحد موظفي الشركة حول أمر يتعلق بالعمل، وبشكل بسيط دعونا نتعرف بشكل أكثر ووضوحاً على البريد الإلكتروني الرسمي في السطور القادمة.
ما هو البريد الإلكتروني الرسمي لشركتك؟
البريد الإلكتروني الرسمي لا يختلف عن العادي كثيراً، وكلنا نملك بريد إلكرتوني في الوقت الحالي حيث يتم استخدامه في العديد من الاشياء وأهمها هو المراسلة، ولكن البريد الإلكتروني الرسمي يتم تخصيصه لشركة ما ولا يتبع خدمة تسجيل عناوين بريد إلكتروني مجانية مثل Gmail أو Hotmail وغيرهم من الخدمات التي تقدم نفس الخدمة.
وبشكل بسيط فإن البريد الإلكتروني الرسمي يتكون من اسم الشركة ثم علامة @ ثم اسم النطاق الخاص بموقع شركتك أو أي نطاق آخر تريد تخصيصه، وهذا عنوان البريد الإلكتروني الرسمي لشركة جوجل المخصص لتلقي استفسارات الصحفيين: press@google.com.
مميزات البريد الإلكتروني الرسمي
هناك العديد من المميزات التي ستحصل عليها في حال كنت تمتلك بريد إلكتروني رسمي لشركتك ومنها على سبيل المثال لا الحصر:
تخصيص العديد من عناوين البريد الإلكتروني سواء لموظفي شركتك أو تخصيص عنوان لكل قسم من أقسام الشركة.
السيطرة الكاملة على جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة والواردة والإطلاع عليها في أي وقت.
الظهور بمظهر احترافي أمام الجهات الخارجية أو الشركات الأخرى وأصحاب الأعمال.
استخدام البريد الإلكتروني الرسمي كوسيلة تواصل رسمية بينك وبين موظفي شركتك وبين الموظفين بعضهم ببعض.
أهمية البريد الإلكتروني الرسمي لشركتك
يعد البريد الإلكتروني الرسمي لشركتك قناة تواصل رسمية بين شركتك والشركات الأخرى حيث يتم الاحتفاظ بجميع الرسائل الواردة والصادرة ويمكنك الاستعانة بها قانونياً في حال وجود خلاف أو مشكلة بينك وبين شركة أخرى أو جهة، حيث يعد البريد الإلكتروني الرسمي من الأشياء التي يأخذ بها القانون في جميع الدول تقريباً.
كذلك يتيح لك البريد الإلكتروني الرسمي لشركتك إمكانية عمل عناوين بريد كثيرة ومخصصة لموظفي الشركة من أجل استخدامها في التعامل فيما بينهم وجعل طلبات العمل بينهم موثقة بشكل رسمي عبر البريد، مما يساهم في تجنب الكثير من المشاكل ورمي اللوم على بعضهم البعض.
المصادر : هنا